Der Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum, in dem die berechneten Kosten angefallen und etwaige Vorauszahlungen geleistet worden sind. Er grenzt die angefallenen Kosten ein. Nur der Brennstoff, der im Abrechnungszeitraum verbraucht worden ist, darf in Rechnung gestellt werden. Auch dürfen nur die Heiznebenkosten berechnet werden, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

Der Gebäudeeigentümer braucht seiner Abrechnung keine Belege beizufügen. Zum Prüfungsrecht des Nutzers gehört jedoch das Recht auf Einsicht in die Belege. Bei preisgebundenem Wohnraum ist dies in §29 NMV geregelt. Der Nutzer kann Einsicht in die Originalbelege verlangen und sein Einsichtsrecht durch Dritte ausüben. Er hat keinen Anspruch auf Aushändigung der Originalbelege, kann aber die Überlassung von Fotokopien fordern, wenn er bereit ist, die Kosten hierfür zu erstatten.

Neu geregelt ist, dass ab dem Abrechnungsjahr, das nach dem 30. September 1989 beginnt, der Wärmeverbrauch in Gemeinschafts-räumen, wie Flure, Treppenhäuser, Trockenräume, nicht mehr gesondert erfasst werden muss. Das wird damit begründet, dass der auf diese Räume entfallende Energieanteil relativ gering ist. Er wird auf 2 bis 3 % des Gesamtverbrauchs eines Gebäudes geschätzt. Die Verordnung verbietet dem Gebäudeeigentümer andererseits nicht, auch für derartige Gemeinschaftsräume eine gesonderte Verbrauchs-erfassung zu vereinbaren.

Der Gebäudeeigentümer ist berechtigt, jedoch nicht verpflichtet, auf die Nebenkosten angemessen Vorauszahlungen zu verlangen. Ein Anspruch auf Vorauszahlung besteht jedoch nur insoweit, als dies vertraglich vereinbart ist. Die Vereinbarung einer Vorauszahlung ist üblich und im Interesse beider Parteien. Der Nutzer wird davor bewahrt, am Ende des Abrechnungszeitraums mit großen Nachzahlungsforderungen belastet zu werden; der Gebäudeeigentümer kann die Vorfinanzierung der Heizkosten vermeiden und das Risiko verringern, dass der Nutzer wegen der Höhe der Nachforderungen seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann oder will.